Prostredie, v ktorom sa pohybujeme, má významný vplyv na naše správanie, náladu a stav mysle. Keď je v harmónii, darí sa nám lepšie zvládať náročné situácie, dokážeme sa dlhšie sústrediť a nevzdávať sa hneď pri prvom nezdare. Niektorí z nás majú prirodzenú schopnosť efektívne usporiadať veci okolo seba a robia to akoby automaticky, iní sa tomu musia naučiť, no fakt, že zorganizovaný priestor zvyšuje kvalitu života, je nepopierateľný.
Či chodíte do kancelárie, pracujete alebo študujete z domu, za pracovným stolom zrejme trávite podstatnú časť vašich dní. A práve pracovný stôl je tým miestom, ktorého reorganizácia a každodenná údržba sú rýchle, lacné a ich očakávaný efekt sa dostaví už v krátkom čase. Ak neviete kde s ňou začať, čítajte ďalej.
1. Čo naozaj potrebujete?
Prvým krokom k dokonalému usporiadaniu na pracovnom stole je premyslieť si, čo na ňom naozaj nevyhnutne potrebujete. Prázdne obaly, staré dokumenty, tlač, či prázdne poháre to s najväčšou pravdepodobnosťou nebudú. Zbavte sa všetkého, čo dennodenne nepoužívate, a zbytočné veci odložte tam, kam patria – do skrine alebo zásuviek stola.
2. Trvalo udržateľný systém
Nemá zmysel dávať stôl do poriadku, ak ho máte o pár týždňov opäť nájsť v pôvodnom stave. Preto je dôležité vytvoriť si systém jeho údržby. Vyhradiť čas na znovunastolenie dokonalej harmónie si môžete, v závislosti na vašom pracovnom harmonograme, minimálne raz do týždňa, no snažte sa aby to bolo vždy v rovnakom čase. Pevne stanovený by ste mali mať i zoznam vecí, ktoré po pravidelnom upratovaní na stole zostanú.
3. Denné čistenie
Samozrejme, čím je frekvencia udržiavania poriadku vyššia, tým lepšie. Ak sa rozhodnete zaradiť ho do vašej každodennej rutiny, vyčistenie pomocou dezinfekčného spreja vás prinúti odložiť nepotrebné veci. Okrem toho je to aj krok k lepšej hygiene. Vykonávať ho môžete napríklad po skončení práce.
4. Schovajte elektronické zariadenia
Kým monitor, myš a klávesnica sú zatiaľ neodmysliteľnou súčasťou praktickej pracovnej výbavy, modem, router a vo väčšine prípadov ani desktop PC k nej nepatria. Pre viac priestoru, lepší prehľad a väčší pokoj na duši, ich radšej schovajte z dohľadu. Svoj účel splnia rovnako dobre aj zabudované pod efektným pohľadovým panelom.
5. Káble treba zviazať dohromady
K celkovej pohode neprispieva len poriadok na stole, ale aj pod ním. Mimoriadne rušivo zvykne pôsobiť najmä zamotaná spleť káblov. A k tomu, keď potrebujete niektoré zo zariadení odpojiť od siete môžu vzniknúť dodatočné komplikácie. Aby ste podobné problémy minimalizovali, káble vyrovnajte a zopnite alebo zviažte do rovnomerných zväzkov.
Špeciálne spony a svorky na tento účel kúpite v obchode s kancelárskymi potrebami. V obľube sú napríklad flexibilné pásiky na takzvaný „suchý zips“. Ak niektorý z káblov smeruje inam ako ostatné, použite úchytné háčiky, ktoré kábel nenápadne povedú pozdĺž konštrukcie stola. Iný skvelý tip predstavujú špeciálne popisné štítky. Pre lepší prehľad ich môžete upevniť na konce káblov a napísať na ne názvy zariadení, ku ktorým patria.
6. Miesto pre nabíjačku
Dobíjaniu telefónu, slúchadiel, záložných batérií a iných prenosných elektronických zariadení sa zrejme nevyhnete. Aby sa však nabíjačka nestala prekážkou vo voľnom pohybe rúk okolo ovládacích prvkov počítača, mala by byť mimo vášho dosahu. Ideálne je prispôsobiť jej používaniu jednu zo zásuviek stola, prípadne ju umiestniť až za monitor.
7. Písacie potreby
Perá a ceruzky patria k veciam, ktoré sa hromadia aj bez zjavného úmyselného pričinenia z vašej strany. Zbaviť sa ich väčšinou nemáte veľmi ako, lebo vám je ľúto ich vyhodiť pokým sú funkčné a tak potom len ležia na jednej kôpke na stole. Pokúste sa preto zostať vždy maximálne pri dvoch perách a jednom zvýrazňovači. Váš pracovný živote bude opäť o malý kúsok jednoduchší.
8. Segmentácia
Ergonomická optimalizácia usporiadania pracovných potrieb na ploche stola vám pomôže k lepšiemu držaniu tela počas dlhých hodín sedenia pri počítači. Priamo pred sebou by ste mali mať len klávesnicu a myš, a ďalej od seba vo vhodnej výške monitor. Na dosah ruky potom len najnevyhnutnejšie veci – materiály, ktorými sa aktuálne zaoberáte, notes na písanie poznámok, prípadne niečo na pitie. Ostatné veci (telefón, iné tlačivá, a pod.) držte od seba ďalej, alebo ich odstráňte úplne.
9. Digitalizácia
Len ťažko si dnes predstaviť mentálnu pracovnú aktivitu, ktorá by sa nedala zjednodušiť pomocou softvéru, či už špecializovaného, alebo všeobecného, vhodného na celý rad administratívnych úloh. Kalendár, poznámkový zápisník, zoznamy a pripomenutia – to sú len niektoré zo skvelých virtuálnych pomôcok nahrádzajúcich fyzické predmety na vašom stole. Nebojte sa pribrať do vašej softvérovej flotily ďalšiu novú appku, ak nie dve.
10. Skener
Nemenej dôležitou súčasťou modernej kancelárie je kvalitný skener. Práve ten vám umožní zbaviť sa hromád papierov a elegantne ich nahradiť dokumentami v PDF formáte. Ako bonus získate aj výhody rýchlejšieho vyhľadávania v dokumentoch i v texte, okamžitého a bezproblémového náhľadu, vlastného indexovania a mnoho iných. Originály vo fyzickej forme odložte mimo vášho pohľadu.
Dodatočný pozor si však musíte dať na dodržanie organizácie vašich zložiek a adresárov v počítači, lebo ak sa vymkne kontrole, ľahko skončíte s iným, no podobne frustrujúcim druhom neporiadku.
11. Preč s kancelárskymi potrebami
Dôsledkom redukcie papierových dokumentov a ich transformácie do digitálnej podoby je aj to, že už nebudete potrebovať žiadne spinky, nožnice, orezávače papiera, zošívačky ani nič podobné. Ak im aj ihneď nedáte trvalé zbohom, môžete ich aspoň odložiť do skrine a vytiahnuť len v najnutnejšom prípade.
12. Vyhnite sa multitaskingu
Koľko rôznych vecí máte v danom momente na stole súvisí aj s tým, koľkým pracovným úlohám sa naraz venujete. Prínos donedávna populárneho multitaskingu bol už viackrát spochybnený a odborníci na produktivitu odporúčajú venovať plnú pozornosť a energiu vždy len jednej úlohe. Sprievodným javom je minimalizácia neporiadku, lebo na stole budete mať len veci súvisiace s tou úlohou, ktorej sa aktuálne venujete.
13. Flexibilné doplnky
Väčšinou platí, že flexibilita pomáha k lepšej organizácii. Na jej zvýšenie môžete zainvestovať do niekoľkých komponentov, ktoré váš pracovný priestor pozdvihnú na novú úroveň.
Pohyblivé rameno pre upevnenie monitoru vám umožní ľahší pohyb a viac spôsobov nastavenia obrazovky a pohyblivá skrinka so zásuvkami je ideálna, ak potrebujete zmeniť usporiadanie v priestore pod stolom. Ak sa na protiľahlej strane stola nachádza stena alebo deliaci panel, môžete naň upevniť horizontálnu nosnú lištu, napríklad magnetickú. Na ňu potom môžete podľa potreby pridať menšie poličky, účelové držiaky, či háčik na slúchadlá.
14. Využite stenu za stolom
Stena na protiľahlej strane stola má celý rad výhod. Dajú sa na ňu upevniť organizačné tabule, knižnica, samostatné police, aj kúsky dizajnované pre špecifické účely, napríklad úzke komponenty v tvare vreciek na vertikálne skladovanie papierov. Najmä ak pracujete z domu a máte voľnú ruku v zariaďovaní, stenu by ste mali určite využiť a vybaviť ju prvkami na rýchle odkladanie krátkodobo, ale pravidelne používaných vecí, prípadne tiež na archiváciu dokumentov.
15. Posuvný vešiak
Dobrou alternatívou, hlavne v prípadoch keď je stôl ďaleko od steny a potrebujete dodatočný úložný priestor, je posuvný tyčový vešiak na kolieskach aký obyčajne nájdete v šatníkoch. Pridajte závesný organizér s vreckami na menšie predmety a na dolnú časť (pôvodne určenú na odkladanie topánok) umiestnite odkladacie priehradky na dokumenty.
16. Police upevnené do stropu
Kreatívne riešenia existujú aj v prípadoch kedy sa nový úložný priestor pre veci zo stola nedá vytvoriť na podlahe ani na stene. Extra priestor získate aj napríklad upevnením políc do stropu. Oceníte ho v miestnostiach s limitovanou obytnou plochou, študentských izbách a garsónkach.
17. Osobné veci
Fotografie zo súkromného života nezaberajú len miesto, ktoré môžete využiť inak (prípadne ho nechať prázdne), ale pôsobia aj zbytočne rozptyľujúco. Pracovný stôl je miestom, kde sa musíte dokázať čo najlepšie sústrediť a fotografie rodiny či domácich miláčikov tomu nepomáhajú. Ak potrebujete niečo na oživenie fádneho office space-u, siahnite radšej po decentnej izbovej rastline.
18. Vysúvacie poličky
Ak sa rozhodujete, akú skrinku si zaobstarať na skladovanie vecí potrebných pre prácu, zvážte takú s vysúvacími policami. Police s týmto mechanizmom sú ideálne pre zariadenia ako tlačiareň a skener, lebo umožňujú ich rýchle vytiahnutie zo skrinky vždy keď je to potrebné.
19. Osvetlenie
Dodatočné umelé osvetlenie je pre pohodlnú prácu priam nevyhnutnosťou, no to ešte neznamená, že stolová lampa musí stáť na stole. Vyberte si takú, ktorá využíva princíp svorkového prichytenia k doske stola, prípadne lampu upevnite do steny alebo stropu.
20. Stojan na monitor
Ani priestor, ktorý zaberá monitor položený na pracovnom stole nemusí myť nevyhnutne stratený. Položte ho na menší stojan na dvoch nohách a otvorí sa vám celá plocha pod ním. Tá bude pravdepodobne dostatočná pre uloženie dokumentov vo formáte A4 i pre nabíjaciu stanicu na prenosné elektronické zariadenia.
