Prostředí, ve kterém se pohybujeme, má významný vliv na naše chování, náladu a stav mysli. Když je v harmonii, daří se nám lépe zvládat náročné situace, dokážeme se déle soustředit a nevzdávat se hned při prvním nezdaru. Někteří z nás mají přirozenou schopnost efektivně uspořádat věci kolem sebe a dělají to jakoby automaticky, jiní se tomu musí naučit, ale fakt, že zorganizovaný prostor zvyšuje kvalitu života, je nepopiratelný.
Ať chodíte do kanceláře, pracujete nebo studujete z domova, za pracovním stolem zřejmě trávíte podstatnou část vašich dní. A právě pracovní stůl je tím místem, jehož reorganizace a každodenní údržba jsou rychlé, levné a jejich očekávaný efekt se dostaví již v krátké době. Pokud nevíte kde s ní začít, čtěte dál.
1. Co opravdu potřebujete?
Prvním krokem k dokonalému uspořádání na pracovním stole je promyslet si, co na něm opravdu nutně potřebujete. Prázdné obaly, staré dokumenty, tisk či prázdné sklenice to s největší pravděpodobností nebudou. Zbavte se všeho, co dennodenně nepoužíváte, a zbytečné věci odložte tam, kam patří – do skříně nebo zásuvek stolu.
2. Udržitelný systém
Nemá smysl dávat stůl do pořádku, pokud ho máte za pár týdnů opět nalézt v původním stavu. Proto je důležité vytvořit si systém jeho údržby. Vyhradit čas na znovunastolení dokonalé harmonie si můžete, v závislosti na vašem pracovním harmonogramu, minimálně jednou týdně, ale snažte se aby to bylo vždy ve stejnou dobu. Pevně stanovený byste měli mít i seznam věcí, které po pravidelném úklidu na stole zůstanou.
3. Denní čištění
Samozřejmě, čím je frekvence udržování pořádku vyšší, tím lépe. Pokud se rozhodnete zařadit jej do vaší každodenní rutiny, vyčištění pomocí dezinfekčního spreje vás přinutí odložit nepotřebné věci. Kromě toho je to také krok k lepší hygieně. Provádět jej můžete například po skončení práce.
4. Schovejte elektronická zařízení
Zatímco monitor, myš a klávesnice jsou dosud neodmyslitelnou součástí praktické pracovní výbavy, modem, router a ve většině případů ani desktop PC k ní nepatří. Pro více prostoru, lepší přehled a větší klid na duši, je raději schovejte z dohledu. Svůj účel splní stejně dobře i zabudované pod efektním pohledovým panelem.
5. Kabely je třeba svázat dohromady
K celkové pohodě nepřispívá jen pořádek na stole, ale také pod ním. Mimořádně rušivě zvykne působit zejména zamotaná změť kabelů. A k tomu, když potřebujete některé ze zařízení odpojit od sítě, mohou vzniknout dodatečné komplikace. Abyste podobné problémy minimalizovali, kabely vyrovnejte a sepněte nebo svažte do rovnoměrných svazků.
Speciální spony a svorky k tomuto účelu koupíte v obchodě s kancelářskými potřebami. V oblibě jsou například flexibilní pásky na takzvaný „suchý zip“. Pokud některý z kabelů směřuje jinam než ostatní, použijte úchytné háčky, které kabel nenápadně povedou podél konstrukce stolu. Jiný skvělý tip představují speciální popisné štítky. Pro lepší přehled je můžete upevnit na konce kabelů a napsat na ně názvy zařízení, ke kterým patří.
6. Místo pro nabíječku
Dobíjení telefonu, sluchátek, záložních baterií a jiných přenosných elektronických zařízení se zřejmě nevyhnete. Aby se však nabíječka nestala překážkou ve volném pohybu rukou kolem ovládacích prvků počítače, měla by být mimo váš dosah. Ideální je přizpůsobit jejímu používání jednu ze zásuvek stolu, případně ji umístit až za monitor.
7. Psací potřeby
Pera a tužky patří k věcem, které se hromadí i bez zjevného úmyslného přičinění z vaší strany. Zbavit se jich většinou nemáte moc jak, neboť vám je líto je vyhodit dokud jsou funkční a tak pak jen leží na jedné hromádce na stole. Pokuste se proto zůstat vždy maximálně u dvou tužek a jednoho zvýrazňovače. Váš pracovní život bude opět o malý kousek jednodušší.
8. Segmentace
Ergonomická optimalizace uspořádání pracovních potřeb na ploše stolu vám pomůže k lepšímu držení těla během dlouhých hodin sezení u počítače. Přímo před sebou byste měli mít jen klávesnici a myš, a dále od sebe ve vhodné výšce monitor. Na dosah ruky pak jen nejnutnější věci – materiály, kterými se aktuálně zabýváte, notes pro psaní poznámek, případně něco k pití. Ostatní věci (telefon, jiné tiskopisy, apod.) držte od sebe dál, nebo je odstraňte úplně.
9. Digitalizace
Jen těžko si dnes představit mentální pracovní aktivitu, která by se nedala zjednodušit pomocí softwaru, ať už specializovaného nebo obecného, vhodného pro celou řadu administrativních úkolů. Kalendář, poznámkový zápisník, seznamy a připomenutí – to jsou jen některé ze skvělých virtuálních pomůcek nahrazujících fyzické předměty na vašem stole. Nebojte se přibrat do vaší softwarové flotily další novou appku, nebo i dvě.
10. Skener
Neméně důležitou součástí moderní kanceláře je kvalitní skener. Právě ten vám umožní zbavit se hromad papírů a elegantně je nahradit dokumenty v PDF formátu. Jako bonus získáte i výhody rychlejšího vyhledávání v dokumentech i textu, okamžitého a bezproblémového náhledu, vlastního indexování a mnoho jiných. Originály ve fyzické formě odložte mimo váš pohled.
Dodatečný pozor si však musíte dát na dodržení organizace vašich složek a adresářů v počítači, neboť pokud se vymkne kontrole, snadno skončíte s jiným, ale podobně frustrujícím druhem nepořádku.
11. Pryč s kancelářskými potřebami
Důsledkem redukce papírových dokumentů a jejich transformace do digitální podoby je i to, že už nebudete potřebovat žádné sponky, nůžky, ořezávače papíru, sešívačky ani nic podobného. Pokud i jim ihned nedáte trvalé sbohem, můžete je alespoň odložit do skříně a vytáhnout jen v nejnutnějším případě.
12. Vyhněte se multitaskingu
Kolik různých věcí máte v daném momentu na stole souvisí i s tím, kolika pracovním úkolům se najednou věnujete. Přínos donedávna populárního multitaskingu byl již vícekrát zpochybněn a odborníci na produktivitu doporučují věnovat plnou pozornost a energii vždy jen jednomu úkolu. Doprovodným jevem je minimalizace nepořádku, neboť na stole budete mít jen věci související s tím úkolem, kterému se aktuálně věnujete.
13. Flexibilní doplnky
Většinou platí, že flexibilita pomáhá k lepší organizaci. Pro její zvýšení můžete zainvestovat do několika komponent, které váš pracovní prostor pozvednou na novou úroveň.
Pohyblivé rameno pro upevnění monitoru vám umožní snazší pohyb a více způsobů nastavení obrazovky a pohyblivá skříňka se zásuvkami je ideální, pokud potřebujete změnit uspořádání v prostoru pod stolem. Pokud se na protější straně stolu nachází stěna nebo dělící panel, můžete na něj upevnit horizontální nosnou lištu, například magnetickou. Na ni pak můžete podle potřeby přidat menší poličky, účelové držáky či háček na sluchátka.
14. Využijte stěnu za stolem
Stěna na protější straně stolu má celou řadu výhod. Dají se na ni upevnit organizační tabule, knihovna, samostatné police i kousky designované pro specifické účely, například úzké komponenty ve tvaru kapes pro vertikální skladování papírů. Zejména pokud pracujete z domova a máte volnou ruku v zařizování, stěnu byste měli určitě využít a vybavit ji prvky pro rychlé odkládání krátkodobě, ale pravidelně používaných věcí, případně také pro archivaci dokumentů.
15. Posuvný věšák
Dobrou alternativou, zejména v případech, kdy je stůl daleko od stěny a potřebujete dodatečný úložný prostor, je posuvný tyčový věšák na kolečkách jaký obyčejně najdete v šatnících. Přidejte závěsný organizér s kapsami na menší předměty a na dolní část (původně určenou k odkládání bot) umístěte odkládací přihrádky na dokumenty.
16. Police upevněné do stropu
Kreativní řešení existují i v případech, kdy nový úložný prostor pro věci ze stolu nelze vytvořit na podlaze ani na stěně. Extra prostor získáte také například upevněním polic do stropu. Oceníte jej v místnostech s limitovanou obytnou plochou, studentských pokojích a garsonkách.
17. Osobní věci
Fotografie ze soukromého života nezabírají jen místo, které můžete využít jinak (případně jej nechat prázdné), ale působí i zbytečně rozptylující. Pracovní stůl je místem, kde se musíte dokázat co nejlépe soustředit a fotografie rodiny či domácích mazlíčků tomu nepomáhají. Pokud potřebujete něco na oživení fádního office space, sáhněte raději po decentní pokojové rostlině.
18. Vysouvací police
Pokud se rozhodujete, jakou skříňku si pořídit pro skladování věcí potřebných pro práci, zvažte takovou s vysouvacími policemi. Police s tímto mechanismem jsou ideální pro zařízení jako tiskárnu a skener, neboť umožňují jejich rychlé vytažení ze skříňky vždy, když je to nutné.
19. Osvětlení
Dodatečné umělé osvětlení je pro pohodlnou práci přímo nezbytností, ale to ještě neznamená, že stolní lampa musí stát na stole. Vyberte si takovou, která využívá principu svorkového přichycení k desce stolu, případně lampu upevněte do zdi nebo stropu.
20. Držák na monitor
Ani prostor, který zabírá monitor položený na pracovním stole nemusí mýt nutně ztracený. Položte jej na menší stojan na dvou nohách a otevře se vám celá plocha pod ním. Ta bude pravděpodobně dostatečná pro uložení dokumentů ve formátu A4 i pro nabíjecí stanici na přenosná elektronická zařízení.
